W jaki sposób nowoczesne oprogramowanie będzie się mogło przyczynić do dużego zmniejszenia liczby segregatorów w firmach.

W dużej ilości firm po dziś dzień można spotkać ogromne segregatory, w których są przechowywane dokumenty, które się wystawia. Jeżeli firma jest duża, to i samych dokumentów będzie dość dużo, czasami trzeba przeznaczyć na nie całkiem spore pomieszczenie.


księgowa
Wprowadził: NATO E-3A Component
Źródło: http://www.flickr.com
Lecz w chwili obecnej można od tego odejść, bo w ostatnich latach obowiązujące przepisy zaczęły się dostosowywać do obecnych możliwości technicznych i ewidencja cyfrowa przy spełnieniu kilku warunków będzie jak najbardziej możliwa i dopuszczalna. Oczywiście będzie też dużo bardziej wygodna, bo z firmowego archiwum spokojnie będą mogły zniknąć wszystkie segregatory z fakturami, rachunkami i raportami. Co zrozumiałe przejście na elektroniczną archiwizację będzie się wiązało z koniecznością wdrożenia jakiegoś systemu i wykonaniu zmian w organizacji firmy. Wiążą się z tym pewne koszty, lecz plusy takiego rozwiązania są na tyle duże, że bardzo szybko poniesione nakłady się zwrócą, a firma zacznie pracować bardziej efektywnie i wydajnie.

Dziś zdecydowana większość oferowanych systemów typu ERP umożliwia prowadzenie pełnej archiwizacji dokumentów pod postacią cyfrową.


faktury online
Wprowadził: encuentroedublogs
Źródło: http://www.flickr.com
Możliwa jest więc pełna obsługa faktur w postaci elektronicznej, łącznie z wysyłaniem ich do klientów przy pomocy poczty elektronicznej, oraz przesyłanie wszystkich deklaracji do urzędów. Przez to, że praktycznie wszystkie kopie faktur dostępne są z poziomu systemu, to nie będzie trzeba ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w segregatorach. Dla urzędu skarbowego wystarczy, jeżeli kopia tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a przy jakiejś kontroli szybko da się do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Wiele programów pozwala również na rejestrację i archiwizowanie wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy będą to faktury zakupowe, zamówienia, czy przykładowo oferty. Przez to, że zostają one trzymane w formie cyfrowej, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, oprócz tego ma się większą kontrolę nad tym, kto i kiedy realizował na nich jakieś operacje.
18/02/02, 16:08:23
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.